GDPR

1. Indledning og formål

Den registrerede har i medfør af persondataforordningen og databeskyttelsesloven en række rettigheder i forhold til behandlingen af sine personoplysninger. Rettighederne betyder blandt andet, at den registrerede kan få oplyst, hvilke personoplysninger vi har om den registrerede, og at denne under visse forudsætninger kan få oplysningerne slettet.

Når vi som dataansvarlig behandler personoplysninger, skal vi sikre, at den registrerede kan udleve de rettigheder, som de har krav på.

Formålet med denne forretningsgang er, at vi kan imødekomme en henvendelse fra den registrerede, og at vi kan sikre, at den registrerede kan udleve rettighederne og dermed at vi er compliant på området.

Denne forretningsgang beskriver den registreredes rettigheder og fremgangsmåden for, hvordan vi i proVET Nordic ApS skal håndtere en henvendelse fra den registrerede i forbindelse med en anmodning om udnyttelse af dennes rettigheder.

2. De registreredes rettigheder

Den registrerede skal oplyses om en behandling af personoplysninger, og oplysningspligten skal opfylde kravene i persondataforordningen artikel 13 (indsamling af personoplysninger hos den registrerede) eller 14 (oplysninger som ikke er indsamlet hos den registrerede). Oplysningspligten indebærer, at vi skal give den registrerede en række oplysninger, når der indsamles personoplysninger. Det drejer sig blandt andet om, hvilke oplysninger der indsamles og formålet med indsamlingen.

Oplysningspligten er opfyldt via vores privatlivspolitik, som er tilgængelig på vores website samt intranettet, for behandling af personoplysninger vedrørende henholdsvis eksterne og interne registrerede personer.

Retten til indsigt

Den registrerede har ret til at bede om indsigt i de personoplysninger, som der behandles om denne. Det betyder, at den registrerede kan spørge os om, hvilke personoplysninger vi behandler til hvilket formål m.v.

Retten til at gøre indsigelse

Den registrerede har ret til at gøre indsigelse, hvis den registrerede er uenig i at en konkret behandling finder sted. Det betyder, at oplysningerne fortsat kan anvendes til andre eventuelle lovlige formål.

Retten til at bede om berigtigelse

Den registrerede kan bede om at få rettet/berigtiget personoplysninger, som de registrerede ikke mener er korrekte.

Retten til at bede om sletning

Den registrerede kan anmode om at få slettet personoplysninger, som de mener, at vi ikke bør eller må have registreret. Denne rettighed er ikke endegyldig, da visse personoplysninger ikke kan slettes pga. anden lovgivning eller hvis aftale og formål giver ret til at opbevare personoplysningerne.

Retten til at bede om begrænsning

Den registrerede kan bede om, at behandlingen af personoplysningerne begrænses. Det betyder, at personoplysningerne ikke slettes, men at det er præciseret, at de ikke må behandles, og at adgangen til at læse dem er indskrænket.

Retten til dataportabilitet

Den registrerede har ret til at få udleveret dine personoplysninger i et maskinlæsbart format. Bemærk at der alene er tale om de personoplysninger man selv har givet til os. De registrerede har ret til at få udleveret sine personoplysninger, som denne selv har afgivet til os, overført til de registrerede i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

Retten til at ikke at blive profileret

Den registrerede har ret til ikke at blive profileret, med mindre det er afgørende for om der kan oprettes en kontrakt.

Retten til at trække samtykke tilbage

Hvis behandlingen af den registreredes personoplysninger er baseret på et samtykke, har den registrerede til enhver tid ret til at trække sit samtykke tilbage.

Retten til at klage

Har den registrerede spørgsmål til behandling af sine personoplysninger er den registrerede velkommen til at kontakte os via nedenstående kontaktformular eller på gdpr@provet.dk.

Hvis den registrerede er utilfreds med vores behandling af dennes personoplysninger, kan den registrerede indgive en klage til eller kontakte Datatilsynet. Den registrerede kan også til enhver tid gå til domstolene for at få afklaret en sag om behandling af personoplysninger.

3. Undtagelser til de registreredes rettigheder

EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, som den dataansvarlige eller databehandleren er underlagt, kan ved lovgivningsmæssige foranstaltninger begrænse rækkevidden af de forpligtelser og rettigheder.

Vi har begrænset rækkevidden af de forpligtelser og rettigheder ved følgende situationer:

• Forhold som kan være med til at fastlægge eller afsløre sikkerhedsforanstaltninger

• Forhold som kan udgøre en risiko for vores immaterielle rettigheder

• Undtagelsesbestemmelser som er relateret til anden lovgivning

• Gentagne henvendelser fra samme person, hvor udøvelsen af den registreredes rettigheder vil anses som chikane

4. Proces ved henvendelse fra de registrerede (sådan gør du)

Ønsker den registrerede at gøre én eller flere af deres rettigheder gældende, skal der rettes henvendelse via kontaktformularen nederst på denne side eller via e-mail på gdpr@provet.dk. Modtages henvendelsen via anden kanal, så videresendes denne til førnævnte mailadresse. Medarbejderne skal være opmærksomme på, at sende alle henvendelser fra andre kanaler videre til gdpr@provet.dk.

Når henvendelsen er modtaget, så skal følgende proces anvendes:

1. Anita V. Lund varetager som udgangspunkt henvendelsen, alternativt kan direktionen beslutte, hvem som varetager henvendelsen.

2. Henvendelsen oprettes i vores opgavehåndteringssystem, hvor datoen for modtagelse af henvendelsen første gang registreres.

3. Det vurderes, om vi skal kontakte den registrerede i forhold til, hvilke rettigheder den registrerede ønsker at gøre gældende, samt for at verificere den registreredes identitet. Er det usikkerhed om den registreredes identitet skal der indhentes dokumentation i form af nationalt billede ID, som skal fremvises på vores kontor. Nægtes fysisk fremmøde skal anden passende autentificering vurderes af Anita V. Lund og direktionen i samråd – f.eks. fremsendelse af mail signeret med NemID.

4. Det fremsøges i vores kortlægning af behandling af personoplysninger, hvor den registreredes personoplysninger behandles. Herefter fremsøges den registreredes personoplysninger i de berørte systemer af den ansvarlige for systemet. Personoplysningerne trækkes ud i enten excel, csv, eller pdf formater og tilknyttes sagen i opgavehåndteringssystemet inden for fem (5) arbejdsdage. Kan proVET Nordic ApS af uforudsete grunde ikke levere oplysninger inden denne tidsfrist aftales en ny tidsfrist.

5. De samlede personoplysninger om den registrerede gennemgås og vurderes af Anita V. Lund i samråd med direktionen i forhold til den registreredes rettigheder og undtagelsesbestemmelserne hertil.

Afhængig af hvilke rettigheder som den registrerede ønsker at udøve, så skal følgende proces følges:

Retten til indsigt

De samlede personoplysninger om den registrerede (fratrukket personoplysninger som er omfattet af undtagelsesbestemmelserne) sendes til den registrerede via krypteret e-mail, anden sikker og krypteret fremsendelsesmetode eller med post. Oplysningerne skal sendes til den registrerede inden fem (5) arbejdsdage.

Retten til at bede om sletning

1. De ansvarlige for de enkelte systemer, hvor der skal fortages sletning, kontaktes. De samlede personoplysninger om den registrerede (fratrukket personoplysninger som er omfattet af undtagelsesbestemmelserne) slettes af de ansvarlige for de enkelte systemer. Såfremt der er personoplysninger, som ikke kan slettes på grund af en undtagelsesbestemmelse, så oprettes der en opgave med angivelse af dato for sletning af disse oplysninger. Sletningen skal foretages inden ti (10) arbejdsdage.

2. Når de ansvarlige for systemerne har slettet personoplysningerne, meddeles dette til den ansvarlige for henvendelsen.

3. Når den ansvarlige for henvendelsen har fået bekræftelse fra de ansvarlige for systemerne, så bekræftes det over for den registrerede, at personoplysningerne er slettet.

Øvrige rettigheder

Ønsker den registrerede at udøve andre rettigheder, så følges processen for ”retten til indsigt” så vidt muligt.